No artigo anterior, falei da necessidade das reuniões nas organizações, para colocar em prática todo o planejamento criado para a obtenção de resultados.

Dando seqüência nesta necessidade, falaremos um pouco do que se discute em reuniões e que tem o objetivo de inteirar a equipe dos planos da organização.

Nesta reunião, vamos discutir com a equipe o papel de cada um na estrutura, e para tal é salutar que o orador tenha conhecimento tácito de toda a organização.

Nos dias atuais existe a necessidade de constantes modificações das estratégias organizacionais, adequando-as às rápidas transformações dos cenários, face ao ambiente cada vez mais inconstante e globalizado. Dentro dessa perspectiva, os sistemas de informação são importantíssimos, pois aquilo que é gerado por eles, ou seja, a informação passa a ser um fundamental ativo para a gestão das organizações. Vale ressaltar que, quando se fala sobre sistemas de informação, não está se referindo apenas aos sistemas informatizados, mas sim, a todo e qualquer processo que gere informação para a tomada de decisão.

Para acompanhar a velocidade de tais mudanças, as organizações devem ser cada vez mais flexíveis, revisando permanentemente seus processos (reuniões). No entanto, para que se tenha sucesso nessa revisão, é imprescindível a visão e o conhecimento da empresa como um todo, o que permite a identificação dos diversos sistemas e subsistemas da instituição, bem como a respectiva interdependência e inter-relação entre eles (inter-setorialidade). Além disso, devem ser levados em consideração outros fatores, como a missão e cultura da organização.

É de fundamental importância o uso da informação para a tomada de decisão, alertando, no entanto, para a utilização de diversas fontes, não só aquelas provenientes dos sistemas internos. É importante ver a empresa como um sistema aberto e a necessidade da visão sistêmica no desenvolvimento dos sistemas de informação, especialmente os gerenciais, como também deve-se ter os cuidados necessários para a implementação, com sucesso, dos sistemas informatizados nas organizações. É necessário ferramentar a empresa, mas, é mais imprescindível ainda, que a equipe esteja afinada com os gerenciamentos destas ferramentas e que tenham assim como os diretores, visão ampla de todo o processo.


Algumas dicas sobre o que se entende como visão sistêmica

Visão sistêmica consiste na habilidade em compreender os sistemas de acordo com a abordagem da Teoria Geral dos Sistemas, ou seja, ter o conhecimento do todo, de modo a permitir a análise ou a interferência no mesmo.

A Visão sistêmica é formada a partir do conhecimento do conceito e das características dos sistemas.

Visão sistemática é a capacidade de identificar as ligações de fatos particulares do sistema social como um todo.

Segundo Martinelli (2006, p.3) a abordagem sistêmica foi desenvolvida a partir da necessidade de explicações complexas exigidas pela ciência.

Toda organização, seja do setor público ou privado, necessita estar sempre focada nos resultados. Para se alcançar resultados é preciso planejamento. E a ferramenta indispensável para o acompanhamento deste processo, são as reuniões.

Tida como estressante para alguns, fundamental para outros, a verdade é que é através destes momentos em que se reúne toda a equipe, que se consegue identificar os pontos positivos ou negativos, facilitadores ou dificultadores, e até detectar na equipe, elementos que estejam desfocados dos objetivos, ou agindo de maneira contraria as pretensões do que se pretende alcançar.

Para que as reuniões se tornem positivas e produtivas, temos que tomar alguns cuidados de fundamental importância, para que estas não se tornem cansativas e sem a atenção ou interesse dos participantes. Veja a seguir algumas dicas importantes para a condução de qualquer reunião, em qualquer seguimento...


O desafio de conduzir uma reunião...

O trabalho de um líder de reuniões tem alguma semelhança com o de um vendedor, embora seja bem mais complexo. Ele precisa conquistar simultaneamente a atenção de diferentes pessoas e ao mesmo tempo, vender idéias...


O Trabalho a ser feito...

Primeiramente, é preciso convencer as pessoas da importância da reunião. Depois, ele precisa convencê-las de que o material que irá apresentar possui um valor prático e genuíno, e que atenderá aos interesses dos lados.

Em seguida é preciso fazê-las pensar profundamente sobre o material, analisando-o, para na seqüência ampliar e aprofundar a discussão. Dessa forma, será possível encorajar os participantes a desenvolver maneiras de utilizar o material da melhor forma possível. E para isso, é preciso promover entusiasmo. Quanto maior o entusiasmo, maior a eficácia da reunião.

Resumindo, não é fácil liderar uma reunião. Mas, quando bem feito, é bastante gratificante para todos envolvidos.


Como fazer...

Mas, como um líder pode atingir todos esses objetivos? Não monopolizar a reunião, desenvolver um plano detalhado, promover a interação dos participantes e fazer tudo com simplicidade são algumas dicas que podem ajudar bastante.
Lembre-se, ainda, que é necessário fazer algumas verificações antes de iniciar a reunião: sala, serviços disponíveis, material para apresentação, material para distribuição, disposição dos participantes na sala de reunião, entre vários outros aspectos fundamentais.

Esta semana vou ousar falar um pouco sobre LIDERANÇA - da teoria à prática compartilhando naturalmente com idéias de autoridades do passado e atuais.

Liderança é hoje ferramenta fundamental para qualquer organização, pois, os colaboradores se retratam no líder, (que, como já dissemos em outra matéria, é diferente de chefe).

Abraham Maslow, em sua teoria da Hierarquia das Necessidades Humanas, cita cinco itens básicos para a motivação e manutenção do equilíbrio físico e psicológico do ser humano.
• Necessidade fisiológica,
• Necessidade de segurança,
• Necessidade de aceitação social,
• Necessidade de auto-estima e
• Necessidade de auto-realização

No ambiente profissional, a concretização dessa teoria, requer um clima harmonioso, de credibilidade, de segurança e de comprometimento entre todos os integrantes da equipe/departamento, onde o LIDER ( não chefe), é aquele que cria condições motivadoras para a equipe. Numa concepção moderna, entende-se como líder o profissional capaz de criar significados capazes de comprometer o empenho pessoal de cada um. Tomemos, por exemplo, um dos momentos mais importantes do planejamento estratégico aos quais muitas organizações dão pouco valor, o momento de criar a Missão e Visão da empresa. O que você acha de trabalhar com um cabeleireiro que tenha assumido como missão “Dar ao cliente a aparência que ele quer ter” ao invés de simplesmente afirmar “Nossa missão é cortar cabelo”. Ou um enfermeiro que chega ao hospital dizendo “ Minha missão é ajudar a salvar vidas” do que simplesmente dizer “Minha missão é cuidar de pacientes”. Isto é uma forma de dar significado a tudo que se vai fazer, às vitórias. Significar alguma coisa equivale a dar valor, valorizar o que se pretende alcançar. É claro que o/a líder precisa começar por significar seus próprios colaboradores, valorizando-os como equipe. E é claro também que sua equipe espera que ele valorize seu próprio trabalho.

Tradicionalmente são destacados os seguintes estilos de liderança: Autocrático, carismático, liberal, situacional, democrático. Embora saibamos que o estilo democrático é o um dos mais recomendados na moderna gestão de pessoas, por sua atuação vinculada à linha humanista, é preciso entender de maneira clara, o que se compreende por “Líder Democrático”. Basta ver o uso que se faz desse termo no contexto iraquiano, em que pretensos democratas querem impor seu sistema aos vencidos. No contexto organizacional, é costume entender por democrático aquele que tem um comportamento firme, imparcial, que visa capacitar e enaltecer o desempenho do subordinado. Mas é aquele também que estabelece objetivos e metas claras, e cobra resultados na quantidade e na hora certa. Fique claro, e aí entra o conceito de Liderança situacional, que líder é aquele que lida com cada colaborador de acordo com sua experiência, sua maturidade psicológica e profissional. Para ele, cada pessoa é um caso. Cada pessoa tem sua escala de necessidades própria e sua curva de amadurecimento.

Mas, como ser um Líder Situacional perante todas as dificuldades do dia a dia e como relacionar e interagir essas questões com as necessidades de Maslow, uma vez que o ser humano necessita ser aceito socialmente, manter auto-estima, sentir-se seguro no ambiente de trabalho, conseguir realização pessoal e profissional?

Consideram-se três elementos-chave para que um líder motive e melhore o desempenho de seu liderado. Ao utilizar essa habilidade de interação, é importante lembrar os seguintes pontos:
1. Fazer o liderado focalizar o problema de desempenho. Muitas vezes, especialmente quando não existe transparência, o colaborador, por medo, evitará discutir o problema real. Cabe ao líder conduzir a discussão, concentrando-a no desempenho. Distinguir desempenho e pessoa.
2. Solicitar a colaboração do liderado para resolver o problema. Agindo assim, o líder demonstra que valoriza as idéias e a experiência dele. Isso eleva a auto-estima.
3. Se o liderado sugerir uma solução adequada, tente usa-la. Incorporar idéias válidas do colaborador contribui para reforçar sua auto-estima, desde que reconheça que são idéias dele.

Cada vez mais fala-se em Educação Empresarial, a educação foi levada para dentro da organização. Empresas modernas desenvolvem pessoas. Desenvolver significa (olhem aqui a nossa palavra-chave: significar, dar valor), libertar (desenvolver). Empresas de sucesso são as que valorizam suas lideranças, e acreditam em seus conhecimentos, dando-os liberdade de atuarem como educadores capazes de dar chances a seus colaboradores para que utilizem seus conhecimentos tácitos. Se você ocupa posição de liderança, que significado você dá a seus colaboradores e ao trabalho deles?

A chegada de um novo ano representa, para a maioria das pessoas, a chance de repensar atitudes, planejar mudanças tanto no âmbito profissional como no pessoal. É o momento propicio, portanto, para fazer uma análise do seu amadurecimento, parte fundamental em todas as relações, mas especialmente necessário quando se trata de trabalho. Porém, é difícil conhecer e reconhecer a própria imaturidade e, principalmente, aceitar ajuda.

O próximo ano será um teste para diferenciar quem consegue lidar bem com situações limites, com os efeitos da crise financeira sendo percebidos de forma mais explícita, inclusive ameaçando empregos.

Para lidar com situações como a que se apresenta, os lideres – que se diferem dos chefes por serem maduros e flexíveis, ainda que munidos de autoridade – precisam desenvolver características de “amortecedor”, para evitar o efeito “amplificador”, quando as queixas são passadas adiante, de modo ampliado, até uma crescente aspiral de frustração ser criada. São esses profissionais inteligentes emocionalmente que conseguem reconhecer como suas atitudes afetam o desempenho no trabalho e enxergar o contexto geral da situação complexa – características que o colocarão em posição de vantagem no ambiente feroz que se desenha para o mercado de trabalho em 2009.

Não estou aqui estampando pessimismo. O mercado apresenta a situação, e nós, profissionais precisamos estar sempre atentos para as oportunidades ou dificuldades.

Diante da crescente competitividade e busca de resultados nas organizações, o mercado de trabalho tem se tornado cada vez mais complexo e exigente. Assim, se você quer desenvolver uma carreira com perspectiva de futuro consistente, é preciso fazer muito mais do que simplesmente cumprir tarefas diárias.

Para obter sucesso nesse novo cenário, os profissionais precisam desenvolver alguns diferenciais. Talvez, o principal deles é o que chamamos de entusiasmo ou motivação profissional e, ao contrário do que se pensa, este fator não é proporcionado pela empresa.

Entusiasmo ou motivação trata-se de algo que vem de dentro para fora, como uma força interna ou uma energia que aflora em cada um. Mas até mesmo as organizações cometeram ou cometem o equívoco de achar que, a motivação pode ser gerada de fora para dentro.

Obviamente, as questões relacionadas ao ambiente profissional favorecem a motivação de cada pessoa. Um local de trabalho estruturado e agradável criará, sem dúvida, condições propicias para que profissionais possam atuar motivados, utilizando suas potencialidades. Mas o contrário também é verdadeiro. Não adiantará um ambiente bem equipado, se a equipe não estiver motivada para executar suas funções com alegria. Mas apesar de as condições exteriores serem muito importantes, o fundamental está dentro de cada profissional. Dessa forma, para que a motivação se desenvolva, o indivíduo precisa criar um projeto de vida que transcenda o seu dia-dia. Um sonho que se almeja pode criar essa perspectiva positiva para o futuro, contribuindo para a motivação nas atividades profissionais.

Para ser uma pessoa vencedora, é preciso aprender a viver seus próprios sonhos, acreditar em suas potencialidades e investir sempre nelas, e seguir em frente, sem desfocar, porém, de alguns valores indispensáveis, como humildade, paciência, perseverança, respeito, compromisso, e ter sempre metas e objetivos. Há! Viva um dia de cada vez.