Reuniões: ruim com elas, pior sem elas

Toda organização, seja do setor público ou privado, necessita estar sempre focada nos resultados. Para se alcançar resultados é preciso planejamento. E a ferramenta indispensável para o acompanhamento deste processo, são as reuniões.

Tida como estressante para alguns, fundamental para outros, a verdade é que é através destes momentos em que se reúne toda a equipe, que se consegue identificar os pontos positivos ou negativos, facilitadores ou dificultadores, e até detectar na equipe, elementos que estejam desfocados dos objetivos, ou agindo de maneira contraria as pretensões do que se pretende alcançar.

Para que as reuniões se tornem positivas e produtivas, temos que tomar alguns cuidados de fundamental importância, para que estas não se tornem cansativas e sem a atenção ou interesse dos participantes. Veja a seguir algumas dicas importantes para a condução de qualquer reunião, em qualquer seguimento...


O desafio de conduzir uma reunião...

O trabalho de um líder de reuniões tem alguma semelhança com o de um vendedor, embora seja bem mais complexo. Ele precisa conquistar simultaneamente a atenção de diferentes pessoas e ao mesmo tempo, vender idéias...


O Trabalho a ser feito...

Primeiramente, é preciso convencer as pessoas da importância da reunião. Depois, ele precisa convencê-las de que o material que irá apresentar possui um valor prático e genuíno, e que atenderá aos interesses dos lados.

Em seguida é preciso fazê-las pensar profundamente sobre o material, analisando-o, para na seqüência ampliar e aprofundar a discussão. Dessa forma, será possível encorajar os participantes a desenvolver maneiras de utilizar o material da melhor forma possível. E para isso, é preciso promover entusiasmo. Quanto maior o entusiasmo, maior a eficácia da reunião.

Resumindo, não é fácil liderar uma reunião. Mas, quando bem feito, é bastante gratificante para todos envolvidos.


Como fazer...

Mas, como um líder pode atingir todos esses objetivos? Não monopolizar a reunião, desenvolver um plano detalhado, promover a interação dos participantes e fazer tudo com simplicidade são algumas dicas que podem ajudar bastante.
Lembre-se, ainda, que é necessário fazer algumas verificações antes de iniciar a reunião: sala, serviços disponíveis, material para apresentação, material para distribuição, disposição dos participantes na sala de reunião, entre vários outros aspectos fundamentais.